A confraternização de empresa é desenvolvida especialmente para os colaboradores e traz grandes expectativas. O objetivo do evento é celebrar o encerramento de um ano cheio de desafios e conquistas, além de fortalecer os laços e revigorar as energias para o próximo ciclo que está por vir.
Mas, como organizar uma festa que realmente cumpra esses objetivos e surpreenda todo o time?
Vamos conferir abaixo 7 dicas práticas para você arrasar na organização, com muito planejamento e criatividade!
1) Saiba qual é o orçamento do evento
Pode acreditar, o primeiro passo é entender quanto a empresa está disposta a investir na confraternização. Uma vez que você tem essa definição, seu planejamento será muito mais assertivo.
Isso vai evitar muito retrabalho. Imagine que você fez um projeto enorme com uma programação incrível e a diretoria da empresa pede para você readequar tudo dentro de um budget 50% inferior?
Sem contar que o contrário também pode dar errado. Quando você faz um evento simples demais e descobre que a expectativa era muito mais alta, por exemplo.
Faça uma planilha destinando a verba em ordem prioritária para cada item. Por exemplo, primeiro, descubra qual a quantidade de convidados (os colaboradores poderão levar acompanhantes?). Em seguida, faça orçamentos de comida, bebida e locação do espaço e/ou infraestrutura básica. Depois disso, você pode partir para a segunda etapa e pensar na decoração, atrações, brindes etc.
Dessa forma, seu planejamento estará dentro do orçamento, realidade e expectativa da empresa.
2) Defina onde acontecerá a confraternização
Existem duas opções: fazer a festa na própria empresa ou alugar um espaço específico para isso. Não tem certo ou errado, mas há prós e contras em cada escolha.
Fazer a festa nas instalações da empresa pode ser muito positivo e divertido. Afinal de contas, foi ali que o time se empenhou o ano todo e faz muito sentido comemorar as conquistas, além de existir uma sensação boa de pertencimento.
Mas, na maioria das vezes, as empresas não têm estrutura para isso e, ao invés de economizar, o evento pode sair ainda mais caro. É preciso locar, por exemplo: mesas, cadeiras, tendas, serviço elétrico, suprimentos básicos etc. Além de outros recursos para deixar o ambiente com cara de festa: iluminação, decoração, recursos áudio visuais, entre outros.
Já para espaços alugados essa questão pode ser mais simples, pois costumam oferecer estrutura e serviços próprios para eventos. Uma outra vantagem dessa opção é o prestígio de proporcionar um dia diferente e agradável para todo time.
A desvantagem pode ser a dificuldade de encontrar um local realmente bacana, que fique dentro do budget, além de toda logística e transporte dos convidados.
3) Faça um esboço do layout da festa
Independente se a festa vai ser na empresa ou em um espaço diferente, é importante que você consiga imaginar como tudo vai funcionar no dia.
Aqui na Comus, desenhamos a planta baixa em escala real com a disposição de todo layout do evento e de acordo com a necessidade de cada projeto. Mas, se você não sabe desenhar, não se preocupe!
Use papel e caneta para fazer um esboço bem simples de como você imagina a festa. Por exemplo, onde vai ficar o ponto de alimentação e bebidas, o palco, a banda etc.
Seu desenho não precisa ser bonito, mas vai ser muito útil para você lembrar de tudo o que será necessário, além de não considerar itens dispensáveis e conseguir redução de custos.
Aproveite esse momento também para pensar se a festa pode ter algum tema criativo para envolver os convidados.
4) Desenvolva um bom plano de ações
Agora que você já sabe qual o orçamento, onde e como vai ser a confraternização, é hora de fazer o checklist com todas ações para ela acontecer.
Faça uma segunda planilha com as atividades que devem ser concluídas para o evento ser realizado com sucesso. Determine prazos, responsáveis e o que deve ser feito.
Lembre-se de compartilhar sua planilha com todos envolvidos (pessoas, departamentos, fornecedores) e de fazer follow-ups constantes para garantir que as tarefas sejam cumpridas.
Monitore a planilha e ajuste sempre que houver alguma modificação ou imprevisto. Verifique se a alteração de qualquer um dos itens tem impacto em outra atividade e atualize.
Pode parecer trabalhoso fazer uma planilha tão detalhada assim. No entanto, uma vez que você construir a sua, vai perceber que é ela quem vai manter tudo sob controle e garantir que seu evento dê muito certo.
5) Elabore o roteiro do evento
Até aqui já estamos com mais da metade do caminho concluído. Só está faltando pensar como vai ser a ordem e coordenar as atividades na festa.
Imagine-se chegando no local e, a partir daí, monte a programação completa. Liste cada atividade com o horário previsto para início e término. Isso vai ajudar a manter a ordem e garantir que haja tempo suficiente para cada ação.
Por exemplo: recepção, coquetel de boas-vindas, palavra do presidente, exibição de vídeo, DJ e/ou banda, almoço e/ou jantar, celebração com brinde, atrações especiais, distribuição de brindes etc.
Se seu evento tiver muitas atividades de palco, é importante contratar um cerimonialista e desenvolver scripts para as apresentações.
O roteiro também deve ser compartilhado com todas as pessoas que têm algum papel importante no dia do evento. Assim, cada um saberá exatamente o quê e quando agir, além de ter uma visão geral do que vai acontecer na festa. Isso contribui demais com a comunicação e, consequentemente, com a organização.
6) Chame todas as pessoas para a festa
Chegou a hora de soltar a criatividade! Conte para as pessoas que a empresa está preparando uma festa especialmente para elas.
Para isso, elabore uma campanha de comunicação interna com ações de engajamento para despertar o interesse dos colaboradores em participar do evento.
Crie spoilers e utilize os canais de comunicação já existentes da empresa, como newsletters, boletins, intranet, redes sociais, painéis e TV corporativa, por exemplo.
É interessante que haja uma identidade visual específica para o evento e que ela seja utilizada tanto nas divulgações quanto na comunicação visual no dia da confraternização.
7) Use todo seu planejamento no dia da festa
Seguindo as 6 dicas anteriores, a organização da sua confraternização de empresa estará praticamente concluída.
É importante acompanhar para que todo seu planejamento seja cumprido (orçamento, layout, plano de ações e roteiro), tanto nas atividades que envolvem a montagem, realização e desmontagem do evento.
Imprevistos em ações ao vivo podem acontecer, como algum atraso, condições climáticas etc. Mas, seu planejamento vai eliminar mais de 90% dos possíveis problemas, além de te deixar muito tranquilo e com tudo sob controle.
Sabemos que muitas vezes as atividades do dia a dia consomem nosso tempo e fica complicado gerenciar um projeto grande como um evento corporativo, que exige bastante atenção e dedicação. Além disso, o ideal é que a confraternização seja um momento para todos colaboradores aproveitarem, inclusive você e seus colegas de equipe.
Mas, saiba que você pode contar com a Comus para cuidar de todos os eventos da sua empresa. Nossa solução é perfeita para quem precisa realizar um evento profissional e contar com uma equipe de especialistas dedicada para fazer tudo acontecer, com muita criatividade, planejamento e organização.
Entre em contato e vamos começar a criar um projeto super original para o seu evento!
